Gute Suchmaschinen wie Google können inzwischen auch mit PDF und weiteren Dokumententypen gut klarkommen. Wenn man allerdings durch geschickte Kennzeichnungen das Dokument aufbereitet, dann können die Suchmaschinen dieses besser einordnen, womit indirekt auch etwas für das Ranking getan ist. Bei größeren Dokumenten ist tagged PDF die geeignete Methode, um dies voranzubringen.
PDF-Dokumente und andere Quellen als HTML-Dokumente tauchen immer häufiger in Suchmaschinen-Ergebnislisten auf, insbesondere, wenn es um wissenschaftliche oder andere anspruchsvolle Anfragen geht. Man sollte also auch die eigenen Webdokumente hinsichtlich ihrer Suchmaschinenrelevanz prüfen, um bessere Ergebnisse für das Ranking zu schaffen. Außerdem ist es so, dass manche Nutzer bei bestimmten Anfragen mit der Suchanfrageergänzung filetype gezielt nach Dokumenten Ausschau halten, die nicht dem Standardformat HTML entsprechen.
Für die Optimierung der Dokumente gelten allerdings dieselben Regeln wie für die Optimierung von anderen Webdokumenten. Die Dateien sollten angemessen viel Text enthalten und in diesem Text sollte auf angemessene Art für Keywords gesorgt sein. In PDF-Dokumenten können auch Überschriften, Bildbeschreibungen und ähnliche Methoden genutzt werden, um die Dokumentenstruktur besser sichtbar zu machen. Auch diese Möglichkeiten sind für Suchmaschinen-Optimierung nutzbar, wenn man in den verschiedenen Bereichen des Dokuments (Überschriftenstruktur, Inhaltsstruktur, Listen, Tabellen und weitere Komponenten) jeweils spezifisch auf die Keywords achtet, die damit die Bedeutung des Dokuments herausarbeiten. Natürlich sollte auch die Bezeichnung der PDF-Datei im Klartext formuliert sein, sowie nach Möglichkeit eins oder sehr wenige Keywords enthalten.
Entscheidend für die Umsetzung von tagged PDF kann auch das Ursprungsformat sein, in dem das Dokument üblicherweise vorgelegen hat. Normalerweise werden PDF-Dateien mit einem Textverarbeitungsprogramm oder mit einem Layout-Programm erstellt. Nutzt man die Textverarbeitung, dann sind Dokumentvorlagen der richtige Weg, um eine klare Struktur in das Dokument zu bringen. Ähnliche Methoden gibt es auch bei Layout-Programmen. Der Export in das PDF-Format sorgt dann für die angemessene Übernahme der Struktur und bildet dann diese in der tagged PDF ab.
PDF-Dateien können auch Bilder enthalten, die von Suchmaschinen zunächst nicht erkannt werden können. Deshalb ist es wichtig, dass Methoden genutzt werden, um die Bilder zu beschreiben. Beispielsweise Abbildungstexte oder weitere Methoden, wo in der Nähe der Bilder relevanter Text als Erklärung genommen werden kann. Darüber hinaus ist es von Vorteil, wenn man die Möglichkeit der Kompression ausschöpft, um die Bilder klein zu halten. Das sorgt dann auch dafür, dass die PDF-Datei an Größe verliert, was die Indexierung vereinfacht und auch von den Benutzern geschätzt wird, wenn sie die Datei auf ihren Rechner herunterladen wollen.
Zu tagged PDF gehört es auch dazu, dass die Dokumenteninformation möglichst vollständig und klar formuliert ist. Es handelt sich hier um Metainformationen wie Titel, Thema, Verfasser und Schlüsselbegriffe. Sofern sie nicht automatisiert übernommen wurden, müssen sie neu über die Eigenschaften des PDF-Dokuments definiert werden. Hier kann man dann gezielt an der richtigen Stelle für die richtigen Keywords sorgen. Dazu braucht man aber einen Editor, der PDF öffnen, verändern und speichern kann. Vorteilhaft für die Unterstützung von tagged PDF ist es auch, wenn innerhalb des Dokumentes ausgehend vom Inhaltsverzeichnis die einzelnen Unterpunkte über Verlinkungen erreicht werden können. Zur Navigation gehört es auch, dass es Verlinkungen nach außen gibt. Die internen Links müssen geprüft werden, für die Verbesserung des Rankings können auch externe Links sorgen, die mit keyword-gerechten Links von außen die PDF ansprechen.